FAQ

Kann ich bei meinen Kunden Dokumente hinterlegen?
Das Thema Dokumentenmanagement wird immer wichtiger. Alle Informationen zusammenfassen, kein Suchen in verschiedenen Programmen, das ist Zeitersparnis und hilft, immer up-to-date zu sein.
Die Antwort lautet also: JA! Sie können Dokumente bei Ihren Kunden hinterlegen. Und noch viel mehr…

Sie haben neben einer automatischen Hinterlegung von Mails, Rechnungen oder Mahnungen auch
die Möglichkeit Dokumente frei per Drag & Drop in den unter OfficePortale.net dafür vorgesehenen Aktenkoffer zu schieben. Dort haben Sie alle Informationen auf einem Blick. Aber nicht nur das.
Sie können den Aktenkoffer auch strukturieren und mit verschiedenen Ordnern und/oder Unterordnern versehen um Ihre Dokumente so sortiert abzulegen. Ob Excel-, Word-, PDF- Dateien oder irgendein
anderes Format, alles ist möglich. Stellen Sie sich einen Windows-Explorer pro Kunde vor, so funktioniert der Aktenkoffer von OfficePortale.net. Aber besser noch… Diese Funktion steht Ihnen nicht nur
für Kunden, sondern auch für Lieferanten, Vertreter, Verbände, Objekte, Hersteller und Artikel zur Verfügung.

Und… Die Dokumente liegen alle in Ihrer Datenbank und stehen Ihnen auch in der OfficePortale.APP
zur Verfügung. Auch ist ein externes Sichern dazu nicht nötig, da auch diese Daten in der Datensicherung vorhanden sind. Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten von OfficePortale.net


Kann ich von unterwegs auf meine daten zugreifen?
Immer und überall informiert. Das ist der Anspruch, den viele Mitarbeiter heute haben. Wer kenn das nicht… Sie sind bei Ihren Kunden und der Kunde fragt Sie nach seinen verkauften Artikeln.
Jetzt ist es wichtig die richtigen Antworten zu haben und zu zeigen, dass Sie innovativ unterwegs sind.

Mit der OfficePortale.APP haben Sie eine Antwort auf (fast) alle Fragen.
• Import von Auftragsdaten Ihrer Kunden
• Export Ihrer Auftragsbestätigungen für Kunden
• Export Ihrer Lieferscheine für Kunden
• Export Ihrer Rechnungen für Kunden
• Weitere Kommunikationsschnittstellen auf Anfrage

All das und vieles mehr können Sie mit der OfficePortale.APP einsehen. Selbst den letzten Schriftverkehr können Sie abrufen. Aber das ist uns nicht genug. Über die OfficePortale.APP können
Sie auch aktiv arbeiten. Telefonieren Sie mit Ihren Kunden, ändern oder erfassen Sie neue Ansprechpartner, erfassen Sie Aufträge welche sofort nach dem Speichern in Ihrer Firma weiterverarbeitet
werden können. Somit entfällt die lästige Nachbearbeitung und Sie haben Zeit für die wichtigen Dinge im Leben. Die OfficePortale.APP gibt es für die Betriebssysteme ios und Android.
Genauso ist die OfficePortale.APP optimiert für verschiedene Telefon- oder Tabletabmessungen.

Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten von OfficePortale.net


Habe ich genug Möglichkeiten um alle Informationen meiner Kunden und Ansprechpartner zu hinterlegen?
Es gibt die unterschiedlichsten Vorgehensweisen, wie welche Daten in welchem Umfang gespeichert werden sollen.
Manche wollen nur das nötigste, andere wollen detaillierte Informationen für die verschiedensten Bereiche speichern.
Bei OfficePortale.net gibt es so gut wie keine Grenzen.

Nachfolgend ein kleiner Ausschnitt der Speichermöglichkeiten unter den Stammdaten Kunden:

Mit der OfficePortale.APP haben Sie eine Antwort auf (fast) alle Fragen.
• Beliebig viele Rechnungsadressen, Besuchsadressen, Lieferadressen, Ansprechpartner pro Kunde. Alle Adressen können wiederrum beliebig viele Kommunikationsdaten (Telefon, Telefax, E-Mail und Internet) enthalten.
  Adressbilder, Bilder der Ansprechpartner, Notizen und Informationen können zu den Adressen gespeichert werden. Die Ansprechpartner können weitere Informationen wie Abteilung, Funktion, Geburtsdatum
  und Partner-Art erhalten. Somit verpassen Sie keine Geburtstagsgrüße bei langjährigen Kundenbeziehungen.
• Rubrik Zusatzinfo Hier hinterlegen Sie Gesellschafter, Inhaber, die Art der Gesellschaft, Firmensitz, Registergericht und Registernummer, U.St.Id.Nr, Steuernummer, GLN, EORI-Nummer und die Anzahl der Mitarbeiter.
• Rubrik Kundenzusatz Hier stehen Ihnen weitere Felder zur Verfügung wie Kundenarten, Kunde seit, Kundennummer, Debitorennummer, eine mögliche Kundensperre mit Grund, Branche, Kundengruppe,
  Kategorie, Kunden-Kennung, Tour, Kontakt-Rhythmus, weitere allgemeine Sonstige Info Felder, Entfernung, Verkaufsfläche, EDI-Informationen uvm.
• Rubrik Bankverbindung Hier ist die richtige Stelle um Bankdaten für automatische SEPA-Buchungen zu hinterlegen.
• Unter Faktura-Zusatz halten Sie fest, welche Zahlungsbedingung, Valuta, Lieferbedingung oder Versandart ihr Kunde hat. Auch Informationen wie Mahnen ja/nein, MwSt. berechnen, Preis-Kategorie, Limits, Rabatte,
  Umsatzplan, Sortimentsbegrenzung und Währung findet hier Platz.
• Sonderkonditionen Es gibt immer wieder Kunden, welche aus verschiedenen Gründen Sonderpreise für einzelne Artikel erhalten. Diese finden hier Ihren Platz und werden selbstverständlich automatisch innerhalb
  der Belegeingabe zu Grunde gelegt.
• Sonderrabatte, Sonderprovisionen für Agentur bzw. Untervertreter sind auch individuell zu hinterlegen.
• Wenn es weitere Texte gibt, welche beim Kunde hinterlegt werden sollen finden diese in unseren sogenannten Memo-Formaten Platz. Dazu dienen die Rubriken Notizen, Informationen, Popup-Info. Die Popup-Info
  hat noch die Besonderheit, dass diese automatisch bei Aufruf des Kunden angezeigt wird.

Diese Liste lässt sich vielfach weiterführen. Genauso können Sie verschiedenste Statistiken und andere Auswertungen einsehen.

Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten von OfficePortale.net


Kann ich bestimmte Kunden auswählen und per Brief oder Mail anschreiben?
OfficePortale.net bietet vielfältige Möglichkeiten Kundendaten auszuwählen. Neben den „Standard“ Möglichkeiten wie alle Kunden aus dem PLZ-Gebiet 4 und 6 oder alle Kunden aus dem Gebiet 45-48
und 52-555 können Sie auch verschiedene Auswahlmöglichkeiten miteinander kombinieren.
Neben der PLZ-Auswahl stehen Ihnen weitere Möglichkeiten wie Beispielweise Auswahl nach Adresse, Belege, Ereignisse, Umsätze in bestimmten Zeiträumen, Kategorien, Kommunikationsdaten uvm.
zur Verfügung. Bei dieser Auflistung handelt es sich nur um einen kleinen Ausschnitt der Möglichkeiten, welche zusätzlich auch noch alle miteinander kombinierbar sind.
Interessant sind aber unsere zusätzlichen Selektionen. Diese können Sie frei gestalten und unendlich viele bei jedem Kunde hinterlegen. In der Auswahl sind diese sogar mit einer UND bzw. mit einer ODER
Verknüpfung kombinierbar. Das Ganze wird dann noch getoppt mit einer Negierfunktion.

WORD: Die Daten, welche Sie erhalten können Sie dann direkt an Word übergeben um daraus z.B. ein Serienbrief zu versenden. Das ganze natürlich personalisiert und mit vielen Informationen aus Ihrem Kundenstamm
anzureichern. Serienbriefe sind uninteressant? Sie wollen lieber Serienmails verfassen? Kein Problem.

MAIL: Auch können Sie von den ausgewählten Daten über unser Newsletter-Modul personalisierte E-Mails versenden. Diese sind als HTML-Mails gestaltbar und können mit Variablen versehen werden.
Ob als Info-Mail, Anschreiben, Werbemail oder Newsletter, mit oder ohne Anhang, das hängt von Ihrer Gestaltung ab. Der Mailversand kann über eine Blacklist oder eine Whitelist gefiltert werden.
Eine Protokollierung des Mailversandes kann im Nachgang eingesehen werden. Abbestellung eines Newsletters ist automatisiert über ein entsprechenden LINK möglich.

Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten von OfficePortale.net


Ist es möglich, automatisch eine SEPA-Buchung zu erstellen?
Rechnungen schreiben und dann den Betrag direkt abbuchen. Auch diese Möglichkeit beinhaltet OfficePortale.net. Anhand der hinterlegten Zahlungsart bei einem Beleg wird festgemacht,
ob eine automatische SEPA-Buchung erstellt werden soll.

Auf eine solche Buchung kann vorab auf dem Beleg hingewiesen werden. Auch kann dort dem Kunde die verwendete IBAN, die Referenznummer und das Buchungsdatum mitgeteilt werden.
Diese Informationen werden natürlich automatisch beim Belegdruck (oder Beleg-Mailversand) dem Beleg zugewiesen.

Im Nachgang kann der Buchungslauf angestoßen und die SEPA-Datei erzeugt werden. Hier ist auch eine Nachselektion möglich.

Bei der Erstellung des Buchungslaufes wird bereits für das Buchungsdatum der Zahlungseingang eingetragen. Somit entfällt auch der Arbeitsschritt den Zahlungseingang zu vermerken.

Im Übrigen können Sie auch Zahlungseingangsinformationen aus Dateien der Programme sFirm (Sparkasse) und ProfiCash (Volksbank) automatisch in OfficePortale.net einlesen und so einen
Zahlungseingang (auch Teilzahlungen) kennzeichnen.

Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten von OfficePortale.net.